Che cos’è il “Whistleblowing”?
Con il termine Whistleblowing s’intende la segnalazione da parte di un individuo, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower”), di un comportamento illecito o di un’irregolarità commessa nel contesto aziendale con il quale intrattenga una relazione qualificata o svolga attività di qualsivoglia genere (azionista, amministratore, dipendente, lavoratore autonomo, tirocinante, volontario), di cui sia stato testimone o di cui sia venuto a conoscenza, ritenuta lesiva dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’impresa.
In tutto il Gruppo AXA, indipendentemente dal significato del termine whistleblowing assumibile nella legislazione locale, la “segnalazione di presunta irregolarità” indica l’azione con la quale una persona (dipendente o non dipendente) riferisce, rivela o segnala qualsiasi tipo di comportamento, informazione, operazione o attività che si presume o si afferma sia inappropriato, scorretto, contrario all’etica o illecito (o anche solo potenzialmente illecito o che appare illecito).
Perché è così importante effettuare una segnalazione?
Le Imprese del Gruppo AXA Italia, diretto e coordinato da AXA Assicurazioni S.p.A., confermano il proprio impegno ad agire con i più elevati standard di onestà e lealtà.
Tale impegno è essenziale sia per la più rigorosa osservanza della conformità alle leggi e ai regolamenti, sia per conquistare e mantenere costantemente la fiducia dei nostri clienti, azionisti, dipendenti e partner commerciali.
In questo contesto, il Gruppo AXA Italia s’impegna a proteggere le persone che segnalano le violazioni, in quanto contributo prezioso ed essenziale per il corretto perseguimento dei descritti obiettivi.
In particolare, il Gruppo AXA Italia incoraggia a segnalare tempestivamente qualsiasi azione, omissione o prassi ritenuta inappropriata o non conforme alle leggi, ai regolamenti, al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, alla Carta Etica e a qualsivoglia politica o procedura interna.
La segnalazione è quindi primariamente uno strumento preventivo.
Se la segnalazione è sufficientemente articolata e completa, potrà essere verificata tempestivamente e con facilità, consentendo l’immediata adozione delle iniziative necessarie ad evitare che il rischio si concretizzi in fattispecie illecite o, se già in corso, a determinarne l’immediata cessazione, salvo l’avvio di procedimenti disciplinari ed eventualmente anche il ricorso all’autorità giudiziaria.
Cosa SI PUO’ segnalare con il Whistleblowing…
Le segnalazioni, secondo la normativa europea e nazionale, possono riguardare:
- effettive o potenziali violazioni, di cui sia abbia conoscenza od anche solo fondato sospetto,
- condotte che si presumano inappropriate, scorrette, contrarie all’etiche o illecite (o anche solo potenzialmente illecite o apparentemente illecite),
- qualsiasi reato, anche nella forma del tentativo, o di illeciti amministrativi,
verificatisi o possibilmente verificabili in AXA, nonché l’occultamento perpetrato o tentato di tali violazioni, condotte o reati.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, presunte irregolarità possono essere attinenti a:
- corruzione;
- conflitti di interesse;
- riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo o violazione delle sanzioni;
- frodi (contraffazione di polizze, sinistri falsi, etc.);
- dichiarazioni fraudolente di carattere finanziario (falso in bilancio, etc.) o di altro genere;
- minacce, discriminazioni, molestie fisiche o morali, altre azioni inappropriate o contrarie ai valori e all'etica aziendale;
- appropriazione indebita (dati segreti, valori patrimoniali, etc.), spreco o abuso di beni;
- messa a rischio della salute, della vita e della sicurezza;
- altre violazioni di leggi, norme e regolamenti.
Oltre alle esemplificazioni sopra riportate, assumono rilevanza anche condotte riconducibili alle ulteriori aree normative indicate dal D. Lgs. 24/2023, ove rilevanti in considerazione dell’attività svolta.
… e cosa NON SI PUO’ segnalare?
Le segnalazioni non possono riguardare doglianze di carattere personale del segnalante, rivendicazioni o istanze afferenti al rapporto di lavoro.
Le segnalazioni non possono essere utilizzate inoltre per finalità diverse da quelle sopraindicate o che appartengono ai rapporti interpersonali.
Come si può effettuare una segnalazione?
Il Gruppo AXA incoraggia a segnalare tempestivamente qualsiasi prassi o azione ritenuta inappropriata o non conforme.
A tal fine, le Imprese del Gruppo AXA Italia mettono a disposizione diversi canali di comunicazione (con possibilità di eventuale incontro di persona), tramite i quali è possibile effettuare la segnalazione, in forma nominativa o anche anonima:
- tool di segnalazione accessibile al link https://whistleblowing.axa.it/; si suggerisce di prediligere questa modalità di comunicazione in quanto il canale è concepito per garantire la massima riservatezza e sicurezza delle segnalazioni e dei soggetti segnalanti, nel rispetto delle normative vigenti;
- indirizzo di posta elettronica locale whistleblowing@axa.it, a cui accede esclusivamente il responsabile Internal Audit e gli addetti espressamente autorizzati della Funzione Internal Audit (Team Investigation); in linea con i dettami normativi, è preferibile utilizzare questo canale per la richiesta di appuntamento finalizzato all’esposizione verbale della segnalazione;
- posta ordinaria indirizzata al Responsabile Internal Audit; in tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”; al fine di rafforzare la garanzia della riservatezza, all’interno di tale busta il segnalante dovrebbe inserire due altre buste sigillate, l’una contenente la descrizione della segnalazione, l’altra i dati identificativi (ove non scelga l’anonimato);
- indirizzo di posta elettronica di Gruppo speak-up@axa.com, cui accede il responsabile della struttura di Investigation nel Gruppo AXA SA (Parigi) dedicato alla gestione dei casi di presunte irregolarità; come per l’indirizzo di posta elettronica locale, in linea con i dettami normativi, è preferibile utilizzare questo canale per la richiesta di appuntamento finalizzato all’esposizione verbale della segnalazione.
Oltre ai canali interni di segnalazione sopra menzionati, è possibile effettuare segnalazioni esterne direttamente all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) e mediante divulgazione pubblica. Tali modalità sono previste solo ed esclusivamente in via residuale, nei casi definiti dal legislatore, riportati all’interno delle Linee Guida ANAC e reperibili al sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Quali sono le tempistiche della gestione della segnalazione?
- Avviso di ricevimento della segnalazione alla persona segnalante entro sette giorni dalla data di ricezione;
- a seguito di esame della segnalazione, riscontro al segnalante sull’esito dell’istruttoria o, se non conclusa, sullo stato di avanzamento delle attività, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni per tale avviso.
Come viene tutelato il Whistleblower?
La normativa impone che le segnalazioni vengano gestite nel rispetto della riservatezza di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione.
Oltre al “segnalante”, godranno di protezione i facilitatori, colleghi o parenti.
Il “Whistleblower”, in quanto sia riconoscibile la buona fede, è protetto dalla legge e dalle procedure interne, che impongono la massima tutela e riservatezza, anche nel caso in cui i fatti denunciati si rivelino successivamente infondati o inesatti.
Questo significa garanzia di:
- riservatezza: l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui tale identità può evincersi non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa e al di fuori dei casi espressamente indicati e disciplinati dal legislatore, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati;
- protezione da “ritorsioni” (es.: sanzioni disciplinari, misure discriminatorie o atti recanti conseguenze dannose apparentemente correlati).
La stessa riservatezza e tutela sono garantite anche alle persone coinvolte e a quelle menzionate nella segnalazione.
Tuttavia, in caso di segnalazioni effettuate in malafede, le Imprese del Gruppo AXA Italia si riservano di agire a difesa dei propri interessi e a tutela dei soggetti lesi e potranno applicare sanzioni o segnalare alle autorità competenti coloro che effettuano segnalazioni in malafede o comunque al solo scopo di danneggiare il Gruppo, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione. Inoltre, saranno sottoposti alle medesime misure anche i soggetti per i quali dovesse essere accertata la violazione delle azioni di tutela del segnalante.
Informativa sulla privacy
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni di presunte irregolarità, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia, secondo l’informativa sulla privacy consultabile cliccando qui.