Privacy

Governance e contatti

Il Gruppo AXA Italia presta la massima attenzione alla riservatezza, alla tutela ed alla sicurezza dei dati personali dei propri clienti e dei propri collaboratori. A tale scopo, ha definito un modello organizzativo per la protezione dei dati personali, che include la designazione di un Data Protection Officer (DPO) e di una serie di Referenti Interni Privacy che operano per le singole società autonome titolari del trattamento dei dati personali.

Il DPO è la figura prevista dal Regolamento UE n. 679/2016 con compiti di informazione e consulenza per il titolare del trattamento in merito agli obblighi in materia di protezione dei dati personali e di verifica dell’attuazione ed applicazione della normativa. Esso rappresenta, inoltre, il punto di contatto per gli interessati in merito a questioni di trattamento dei loro dati o all’esercizio dei loro diritti e per il Garante per la protezione dei dati personali. I Responsabili interni governano il trattamento dei dati personali necessari in relazione alle varie funzioni aziendali rappresentate da specifiche aree di trattamento.

Tecnica P&C

Gestione della linea di business dei rischi assicurativi connessi al ramo danni (analisi e valutazione della redditività del portafoglio danni; assistenza tecnica e assuntiva alle reti commerciali; gestione ed esecuzione della proposta assicurativa e del contratto di assicurazione per i rami danni; studi attuariali; gestione dei rapporti coi broker).

Tecnica L&S

Gestione della linea di business dei rischi assicurativi connessi al ramo vita (gestione ed esecuzione della proposta assicurativa e del contratto di assicurazione per i rami vita; gestione operativa di assunzione, gestione del portafoglio e liquidazione del business vita; studi attuariali).

Distribuzione

Gestione della relazione e dell’attività dei canali distributivi (Coordinamento, controllo e gestione della rete agenziale; formazione della rete agenti e collaboratori di agenzia; gestione della Bancassurance e dei Grandi Clienti; reclutamento venditori di Agenzia; ricerca, selezione e formazione nuovi agenti e predisposizione dei mandati di agenzia e reclutamento venditori di Agenzia).

Studio e analisi delle soluzioni innovative in ambito distributivo e coordinamento dei piani operativi.

Sviluppo del business attraverso la ricerca e l’attivazione di nuove partnership commerciali.

Garantisce lo sviluppo del business attraverso la ricerca e l’attivazione di nuove partnership commerciali per il canale bankassurance.

Internal Audit

Valutazione del livello di adeguatezza ed efficacia del sistema di controllo interno, di gestione dei rischi e di corporate governance e monitoraggio dello stesso.

Finance

Gestione dei processi contabili, amministrativi e d’acquisto (controlli Reti; amministrazione, contabilità e bilancio; analisi e pianificazione finanziaria; contabilità assicurativa e gestione del portafoglio; contenzioso premi; controllo di gestione e reporting; coordinamento e supervisione delle iniziative di ingegnerizzazione dei processi finanziari; cost management; gestione della coassicurazione; gestione finanziaria; gestione fiscale e adempimenti tributari; procurement; studi attuariali e determinazione delle riserve matematiche ai fini di bilancio).

Governance

Gestione del sistema di governo societario, della riassicurazione e delle attività legali e fiscali (coordinamento e gestione dei rapporti con amministratori, soci, azionisti, società controllate e gestione dell’attività di verbalizzazione delle riunioni degli organi sociali; antifrode reti; gestione della riassicurazione; attività di supervisione e controllo dell’area affari legali e societari; consulenza e assistenza legale alle varie aree aziendali su problematiche specifiche; gestione del contenzioso ad esclusione del contenzioso premi).

Gestione delle attività di contrasto al antiriciclaggio e al finanziamento del terrorismo.

Gestione dei reclami.

Customer

Gestione delle attività di marketing (attività promozionali e pubblicitarie; marketing; organizzazione di azioni per acquisire nuovi clienti e mantenere e sviluppare i clienti esistenti; sviluppo e gestione dei segmenti target di clienti).

Gestione, promozione e vendita dei prodotti AXA attraverso i canali online (E-commerce, preventivatori e quotatori).

Supporto alla definizione delle strategie aziendali.

Salute
Sviluppo ecosistema Salute integrato che include la gestione della linea di business dei rischi assicurativi connessi al ramo Salute e lo sviluppo di servizi Salute a supporto dei clienti lungo l’intero percorso della salute tramite i diversi canali e le partnership (sviluppo contenuti offerta assicurativa, analisi e valutazione della redditività del portafoglio Salute; assistenza tecnica e assuntiva alle reti commerciali; gestione ed esecuzione della proposta assicurativa e del contratto di assicurazione per i rami Salute; studi attuariali; gestione dei rapporti coi broker, gestione delle attività necessarie agli adempimenti alla normativa vigente, identificazione e lancio servizi non-assicurativi in ambito salute).

HR e Organizzazione

Gestione e selezione dei rapporti col personale (budgeting e costi del personale; gestione degli archivi generali cartacei e del magazzino stampati; gestione dei processi di amministrazione, formazione, selezione e retribuzione del personale; gestione del rapporto di lavoro e della mobilità del personale; gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro; gestione dello smistamento posta e gestione tecnica centralino; gestione servizi di vigilanza notturna e diurna, portineria, controllo accessi, videosorveglianza e pulizia sede; gestione sinistri polizza malattia dipendenti Gruppo AXA; relazioni sindacali, gestione amministrativa dei rapporti sindacali, contenzioso giuslavoristico).

Operations

Gestione delle attività operative dei processi della compagnia e dei sistemi operativi (analisi ed ottimizzazione dei processi; gestione dell’architettura informatica; gestione del change management; coordinamento dell'utilizzo dei dati aziendali a supporto dell'attività di data analytics e sviluppo modelli predittivi; CRM, Customer Insight and Innovation; gestione delle IT Operations; project management; sicurezza informatica).

Gestione dello sviluppo del canale diretto (call center) e pagamento dei premi tramite strumenti elettronici.

Rischi & Funzione Attuariale

Gestione, monitoraggio e mitigazione dei rischi aziendali.

Calcolo delle riserve tecniche e consulenza sulle politiche di sottoscrizione e sull’adeguatezza degli accordi di riassicurazione e contribuisce all’effettiva implementazione del sistema di risk management con particolare riferimento ai modelli di rischio sottostanti il calcolo dei requisiti di capitale.

Sinistri

Gestione dei processi di liquidazione dei sinistri (antifrode, incluse le consultazioni delle Banche Dati IVASS e ANIA; audit su sinistri; gestione dei rapporti con i Periti, Medici, Legali e altri fiduciari della Società per l’area di sua competenza e relativo controllo; gestione dei sinistri inclusa la gestione della coassicurazione e valutazione delle riserve e gestione richiesta danni e citazioni; gestione e coordinamento dei centri territoriali di liquidazione dei danni; gestione risposte ai reclami IVASS in materia di sinistri; gestione Sinistri Internazionali; gestione sinistri polizza malattia dipendenti Gruppo AXA).

Communication, Corporate Responsibility & Public Affairs

Definisce e implementa la strategia di comunicazione integrata e di Corporate Responsibility per il Gruppo AXA Italia nelle varie dimensioni interne ed esterne.

Binding Corporate Rules

Lista delle società AXA e dei contatti che hanno aderito alle BCR

Informative Privacy

Informativa Privacy Generale sul trattamento dei dati personali dei clienti

(informativa sulla “Privacy” equivalente a quella riportata nei fascicoli delle Condizioni Generali di Assicurazione)

AXA Assicurazioni rispetta le persone con le quali entra in contatto e tratta con cura i dati personali che utilizza per lo svolgimento delle proprie attività. A conferma di questo impegno e per dare esecuzione alle norme che tutelano il trattamento dei dati personali forniamo qui di seguito le informazioni essenziali che permettono di esercitare in modo agevole e consapevole i diritti previsti dalla vigente normativa.

A) Trattamento dei suoi dati personali per finalità assicurative [1]

Per svolgere adeguatamente le attività necessarie alla gestione del rapporto assicurativo a lei riferito, in qualità di cliente o potenziale cliente, la nostra Società (di seguito anche “AXA”) ha la necessità di disporre di dati personali, comuni, sensibili[2] e giudiziari, a lei riferiti (dati ancora da acquisire, alcuni dei quali ci debbono essere forniti da lei o da terzi per obbligo di legge[3], e/o dati già acquisiti, forniti da lei o da altri soggetti[4], anche mediante la consultazione di banche dati) e deve trattarli nel quadro delle finalità assicurative.

In particolare useremo i suoi dati per fornire servizi e prodotti assicurativi della Compagnia nell’ambito delle seguenti attività, indicate a titolo esemplificativo e non esaustivo:

quotazione, preventivi, predisposizione, stipulazione di polizze assicurative ed esecuzione degli obblighi dalle stesse derivanti; raccolta dei premi; liquidazione dei sinistri, pagamento o esecuzione di altre prestazioni;
riassicurazione e coassicurazione;
prevenzione e individuazione delle frodi assicurative e relative azioni legali; esercizio o difesa di diritti dell’assicurazione;
adempimento di altri specifici obblighi di legge o contrattuali;
analisi di nuovi mercati assicurativi o prodotti o servizi;
gestione e controllo interno;
attività statistiche, anche a fini di tariffazione;
valutazione inerente eventuali finanziamenti per il pagamento del premio;
attività antifrode con screening delle informazioni pubbliche, tra cui quelle raccolte tramite siti web e social media;
utilizzo dei dati in forma anonima per attività di analisi e statistiche di mercato;
utilizzo dei dati rilevati mediante l’eventuale l’utilizzo di strumenti che rilevano la dinamica di guida (cd “Black Box”) per la gestione del rapporto contrattuale e definire le politiche tariffarie della Compagnia;
servizi di monitoraggio dei parametri delle condizioni generali del cliente rispetto al suo benessere fisico, ad eventi inerenti l’abitazione o comunque inerenti alla gestione di servizi assicurativi;
valutazione delle condizioni che permettono di definire la prosecuzione di un rapporto assicurativo in essere ed il rinnovo di una polizza in scadenza.

I dati forniti potranno essere utilizzati per la consultazione di banche dati legittimamente accessibili, quali i sistemi di informazioni creditizie, utili per determinare la tariffa applicabile e per verificare il possesso di requisiti specifici richiesti dalle compagnie per l’accesso ad ulteriori prodotti, ad agevolazioni e vantaggi.

A tali fini, non è richiesto il suo consenso per il trattamento dei suoi dati non sensibili strettamente necessari per la fornitura dei suddetti servizi e/o prodotti assicurativi e/o prestazioni da parte di AXA e di terzi a cui tali dati saranno comunicati[5].

Viceversa il consenso è richiesto per il trattamento dei dati inerenti essenzialmente la sua salute e comunque quelli rientranti nell’ambito dei cosiddetti dati sensibili. Il consenso che le chiediamo riguarda quindi il trattamento degli eventuali dati sensibili il cui utilizzo sarà strettamente inerente alla fornitura dei servizi, e/o prodotti assicurativi e/o delle prestazioni citate il cui trattamento è ammesso dalle autorizzazioni di carattere generale rilasciate dal Garante per la protezione dei dati personali. Inoltre, esclusivamente per le finalità sopra indicate e sempre limitatamente a quanto di stretta competenza in relazione allo specifico rapporto intercorrente tra lei e AXA, secondo i casi, i suoi dati possono o debbono essere comunicati ad altri soggetti del settore assicurativo o di natura pubblica che operano - in Italia o all'estero - come autonomi titolari, soggetti tutti così costituenti la c.d. "catena assicurativa"[6], in parte anche in funzione meramente organizzativa.

Il consenso che le chiediamo riguarda, pertanto, anche gli specifici trattamenti e le comunicazioni all'interno della "catena assicurativa" effettuati dai predetti soggetti.

Precisiamo che senza i suoi dati non saremo in grado di fornirle, le prestazioni, i servizi e/o i prodotti assicurativi citati. Quindi, in relazione a questa specifica finalità, il suo consenso è il presupposto necessario per lo svolgimento del rapporto assicurativo.

Potremo, inoltre, utilizzare i dati di recapito che abbiamo ricevuto per inviarle comunicazioni di servizio strumentali per la gestione del rapporto assicurativo. Tenga quindi conto che in mancanza dei suoi dati di recapito non ci sarà possibile contattarla tempestivamente per fornirle informazioni utili in relazione al rapporto contrattuale e ad altre comunicazioni di servizio.

Base giuridica del trattamento: per la finalità assicurativa sopra descritta la base giuridica che legittima il trattamento è la necessità di disporre di dati personali per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Ulteriore base giuridica che legittima l’utilizzo dei dati per tale finalità è la necessità di disporre di dati personali per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. Infine il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento a svolgere l’attività assicurativa.

B) Trattamento dei dati personali comuni per attività commerciali e di marketing

Inoltre, per migliorare i nostri servizi ed i nostri prodotti e per informarla sulle novità e le opportunità che potrebbero essere di suo interesse, le chiediamo di consentirci l’utilizzo dei suoi dati personali non sensibili. Tutto ciò avverrà nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati, e pertanto non utilizzeremo dati sensibili[7] per tali finalità.

Se Lei fornirà liberamente gli specifici consensi richiesti per queste finalità, saremo in grado di proporle le attività qui di seguito elencate:

comprendere quali sono i Suoi bisogni ed esigenze e le Sue opinioni sui nostri prodotti e servizi;
effettuare analisi sulla qualità dei nostri servizi;
attivare iniziative dedicate alla raccolta di informazioni, allo scopo di migliorare la nostra offerta per Lei;
realizzare ricerche di mercato;
effettuare indagini statistiche;
proporLe prodotti e servizi che possano essere di Suo interesse;
inviarLe comunicazioni promozionali e farla partecipare ad iniziative di marketing (quali ad esempio Programmi fedeltà, Concorsi o operazioni a Premio, Campagne Promozionali) mediante i canali di comunicazione accessibili tramite i dati di recapito a lei riferiti (quali posta, posta elettronica, telefono, fax, sms, mms, social media);
comunicarLe novità e opportunità relative a prodotti e/o servizi sia di società appartenenti al Gruppo AXA sia di società esterne partner di AXA o che collaborano con essa;
tenere conto dei dati generati nel caso lei utilizzi strumenti che permettano la rilevazione della sua posizione nel territorio.

In particolare potremo provvedere alle seguenti attività:

invio di materiale pubblicitario,
vendita diretta,
compimento di ricerche di mercato,
comunicazione commerciale di prodotti della singola Compagnia e/o delle società del Gruppo AXA Italia;
inviti ad eventi istituzionali del Gruppo AXA.

Il consenso che le chiediamo è facoltativo. In mancanza, non vi sono effetti sull’erogazione dei servizi assicurativi, ma non potrà conoscere le nostre offerte, né partecipare alle iniziative sopra indicate.

Precisiamo inoltre che in caso di suo consenso potremo inviarle messaggi utilizzando sia strumenti tradizionali (posta e telefono) sia strumenti automatici (posta elettronica, sms, mms, fax, social media ed altri servizi di messaggistica e di comunicazione telematica) e tramite l’area web riservata, l’app a Sua disposizione, fermo restando che lei ha in ogni momento la possibilità di limitare l’effetto del suo consenso solo ad uno degli strumenti di comunicazione sopra indicati.

Potremo inoltre provvedere, sempre con il suo consenso, all’invio di materiale pubblicitario, effettuare attività di vendita diretta, compiere ricerche di mercato e comunicarle novità in merito ai prodotti e servizi forniti dai partner del nostro Gruppo.

Precisiamo che le attività di comunicazione e marketing sopra descritte potranno essere realizzate da AXA, da società appartenenti allo stesso Gruppo e dai suoi agenti e collaboratori, i quali agiranno quali responsabili ed incaricati nominati dal Titolare.

Base giuridica del trattamento: per la finalità commerciale e di marketing sopra descritta la base giuridica che legittima il trattamento è la manifestazione del consenso dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per tale specifica finalità.

Modalità d’ uso dei suoi dati personali

I Suoi dati personali sono trattati[8] da AXA - titolare del trattamento - solo con modalità, strettamente necessarie per fornirLe le prestazioni, i servizi e/o prodotti assicurativi richiesti o previsti in Suo favore, ovvero, qualora vi abbia acconsentito, per ricerche di mercato, indagini statistiche, attività promozionali; sono utilizzate le medesime modalità e procedure anche quando i dati vengono comunicati per gli stessi fini ai soggetti già indicati nella presente informativa, i quali a loro volta sono impegnati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie per le specifiche finalità indicate nella presente informativa.

Destinatari (a chi e dove sono comunicati i dati)

In AXA, i dati sono trattati da dipendenti e collaboratori nell'ambito delle rispettive funzioni e in conformità alle istruzioni ricevute, per il conseguimento delle specifiche finalità indicate nella presente informativa; lo stesso avviene presso i soggetti già indicati nella presente informativa a cui i dati vengono comunicati.

In particolare, secondo il particolare rapporto assicurativo, i dati possono essere comunicati a taluni dei seguenti soggetti:

assicuratori, coassicuratori e riassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM; legali; periti; medici; autofficine; centri di demolizione di autoveicoli;
società di servizi per il quietanzamento; società di servizi a cui siano affidati la gestione, la liquidazione ed il pagamento dei sinistri, tra cui centrale operativa di assistenza, società di consulenza, cliniche convenzionate; società di servizi informatici e telematici o di archiviazione; società di servizi postali (per trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni alla clientela); società di revisione e di consulenza; società che gestiscono sistemi di informazioni creditizie ai sensi del Codice deontologico di cui all’allegato A.5 del Codice privacy; società di informazione commerciale per rischi finanziari ai sensi del Codice deontologico di cui all’allegato A.7 del Codice privacy; società di servizi per il controllo delle frodi ed il monitoraggio delle attività di distribuzione; società di recupero crediti; società che possono verificare l’accessibilità a finanziamenti per il pagamento dei premi. Si precisa che il titolare fornirà alle società che gestiscono sistemi di informazione creditizie e sistemi di informazione commerciale per rischi commerciali esclusivamente i dati personali necessari per la consultazione dei dati di tali sistemi;
società del Gruppo a cui appartiene la nostra Società (controllanti, controllate o collegate, anche indirettamente, ai sensi delle vigenti disposizioni di legge);
ANIA (Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici); organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo: Concordato Cauzione Credito 1994, Pool Italiano per l’Assicurazione dei Rischi Atomici, Pool per l’Assicurazione R.C. Inquinamento, Consorzio per la Convenzione Indennizzo Diretto (CID), Ufficio Centrale Italiano (UCI S.c.ar.l.), Comitato delle Compagnie di Assicurazioni Marittime in Genova, Comitato delle Compagnie di Assicurazione Marittime in Roma, Comitato delle Compagnie di Assicurazioni Marittime in Trieste, ANADI (Accordo Imbarcazioni e Navi da Diporto), SIC (Sindacato Italiano Corpi), Consorzio Italiano per l’Assicurazione Vita dei Rischi Tarati (CIRT), Pool Italiano per la Previdenza Assicurativa degli Handicappati; CONSAP (Concessionaria Servizi Assicurativi Pubblici); ISVAP (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni Private e di Interesse Collettivo) oggi IVASS (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni); nonché altri soggetti, quali: UIC (Ufficio Italiano dei Cambi); Casellario Centrale Infortuni; Ministero delle infrastrutture - Motorizzazione civile e dei trasporti in concessione; CONSOB (Commissione Nazionale per le Società e la Borsa); COVIP (Commissione di vigilanza sui fondi pensione); Ministero del lavoro e della previdenza sociale; Enti gestori di assicurazioni sociali obbligatorie, quali INPS, INPDAI, INPGI, ecc.; Ministero dell'economia e delle finanze - Anagrafe tributaria; Consorzi agricole di difesa dalla grandine e da altri eventi naturali; Magistratura; Forze dell'ordine (P.S.; C.C.; G.d.F.; VV.FF; VV.UU); altri soggetti o banche dati nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è obbligatoria.

Per talune attività utilizziamo soggetti di nostra fiducia - operanti talvolta anche al di fuori dell’Unione Europea - che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica, organizzativa o gestionale; lo stesso fanno anche i soggetti già indicati nella presente informativa a cui i dati vengono comunicati. In ogni caso il trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea avverrà sulla base delle ipotesi previste dalla vigente normativa, tra cui l’utilizzo di regole aziendali vincolanti (cd. BCR – Binding Corporate Rules) per i trasferimenti all’interno del Gruppo AXA, l’applicazione di clausole contrattuali standard definite dalla Commissione Europea per i trasferimenti verso società non appartenenti al Gruppo AXA o la verifica della presenza di un giudizio di adeguatezza del sistema di protezione dei dati personali del Paese importatore dei dati.

Resta inteso che il Titolare potrà agire anche avvalendosi di società esterne specializzate, nonché di società di servizi informatici, telematici, di archiviazione e postali cui vengono affidati compiti di natura tecnica od organizzativa. Tali soggetti terzi agiranno attenendosi alle istruzioni e alle procedure di sicurezza che AXA avrà definito per tutelare pienamente la sua riservatezza.

Questi soggetti, a sua tutela, svolgeranno la funzione di “responsabile” o di “incaricato” del trattamento dei suoi dati oppure, ove la legge lo consenta, operano come distinti “titolari” del trattamento. Il consenso che le chiediamo riguarda pertanto anche l’attività di tali soggetti.

I Suoi dati personali saranno utilizzati solo con modalità e procedure strettamente necessarie per effettuare le attività suddette e non verranno diffusi.

Tempo di conservazione dei dati: I dati vengono conservati per tutto il tempo necessario alla gestione del rapporto con l’interessato, fermo restando che decorsi 10 anni dalla cessazione del rapporto con il cliente si procede alla cancellazione dei dati. Per le attività di marketing in caso di manifestazione dei consensi opzionali richiesti, i dati raccolti saranno conservati per il tempo necessario coerente con le finalità di marketing (e comunque per non più di 24 mesi dalla cessazione del rapporto) e nel rispetto della correttezza e del bilanciamento fra legittimo interesse del Titolare e diritti e libertà dell'interessato.

I Suoi diritti e contatti: Lei ha il diritto di conoscere chi sono i responsabili del trattamento, accedere ai Suoi dati, farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, di chiederne la limitazione e di opporsi al loro trattamento nei casi previsti dalla legge, proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e, a far data dal 25 Maggio 2018, di richiedere la portabilità dei dati e far valere il diritto all’oblio . Per l'esercizio dei Suoi diritti, Lei può rivolgersi ad AXA Assicurazioni S.p.A. - Corso Como 17 – c.a. Data Protection Officer – 20154 Milano (MI) - e-mail: privacy@axa.it.

[1] La “finalità assicurativa” richiede, che i dati siano trattati necessariamente per: predisposizione, stipulazione di polizze assicurative ed esecuzione degli obblighi dalle stesse derivati; raccolta dei premi; liquidazione dei sinistri, pagamento o esecuzione di altre prestazioni; riassicurazione; coassicurazione; prevenzione e individuazione delle frodi assicurative e relative azioni legali; esercizio o difesa di diritti dell’assicurazione; adempimento di altri specifici obblighi di legge o contrattuali; analisi di nuovi mercati assicurativi o prodotti o servizi; gestione e controllo interno; attività statistiche.

[2] I dati sensibili (definiti dalla normativa come “categorie particolari di dati”) sono quelli che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

[3] Ad esempio, ai sensi della normativa contro il riciclaggio.

[4] Ad esempio: altri soggetti inerenti al rapporto che la riguarda (contraenti di assicurazioni in cui lei risulti assicurato, beneficiario ecc.; coobbligati); altri operatori assicurativi (quali agenti, broker di assicurazione, imprese di assicurazione ecc.); soggetti che, per soddisfare le sue richieste (quali una copertura assicurativa, la liquidazione di un sinistro ecc.), forniscono informazioni creditizie e commerciali; organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo altri soggetti pubblici

[5] I dati possono essere comunicati a taluni dei seguenti soggetti: società del Gruppo a cui appartiene AXA (controllanti, controllate e collegate, anche indirettamente, ai sensi delle vigenti disposizioni di legge); società specializzate per informazione e promozione commerciale, per ricerche di mercato e per indagini sulla qualità dei servizi e sulla soddisfazione dei clienti; assicuratori, coassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM

[6] La cd. catena assicurativa è il complesso tessuto di rapporti contrattuali tra le imprese di assicurazioni e numerosi soggetti (persone fisiche e giuridiche, operanti in Italia e all'estero) con i quali cooperano nel gestire un medesimo rischio assicurativo (es. società del Gruppo (controllanti, controllate e collegate, anche indirettamente); altri assicuratori, coassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM, legali; periti; medici; autofficine, enti pubblici o associazioni di categoria – Per maggiori dettagli vedi la sezione Modalità di uso dei dati). Tale pluralità di rapporti è peculiare dell’attività assicurativa e necessario per la gestione dei servizi assicurativi che si articola fisiologicamente in una pluralità di "fasi" (dalla c.d. fase assuntiva a quella liquidativa) che possono interessare i soggetti appartenenti alla catena assicurativa, i quali devono necessariamente trattare i dati personali di diversi interessati (contraente, assicurato, beneficiario e, a certe condizioni, terzo danneggiato), taluni dei quali possono non entrare direttamente in contatto con l'assicurazione in sede di conclusione del contratto.

[7] Cfr. nota 2

[8] Il trattamento può comportare le operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione di dati; è invece esclusa l'operazione di diffusione di dati.

Informativa privacy per le indagini sui servizi previsti dalle polizze AXA

Nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati, ti informiamo che le informazioni che fornirai (o che ci hai fornito) partecipando all’indagine sui servizi previsti dalle polizze AXA sono utilizzate per:

permetterci di verificare i servizi che sono previsti dal contratto assicurativo che hai stipulato con AXA ed accertare, in ottica di miglioramento della qualità dei servizi offerti e di assistenza al cliente, eventuali anomalie nella fornitura dei servizi;
solo nel rispetto del consenso che ci hai eventualmente già fornito, anche per attività di marketing.

Titolare del trattamento

I Suoi dati sono trattati dalla società del Gruppo AXA Italia con cui Lei ha stipulato la polizza assicurativa o instaurato il rapporto contrattuale (AXA Assicurazioni S.p.A., AXA Interlife S.p.A., AXA MPS Vita S.p.A., AXA MPS Danni S.p.A., Quadra Assicurazioni S.p.A.). Tali società agiscono quali autonomi titolari del trattamento.

Modalità di trattamento

I Suoi dati sono trattati con l'ausilio di strumenti informatici, anche in abbinamento con altre banche dati, e solo con modalità e procedure strettamente necessarie per effettuare le attività suddette. Il trattamento dei dati avviene nel rispetto dei criteri indicati nell'informativa privacy che ha ricevuto all'atto dell'adesione alla copertura assicurativa ed il trattamento dei dati sensibili avverrà solo in base al consenso scritto fornito all'atto della sottoscrizione della polizza e nell'apposito modulo messo a disposizione dal Titolare per la gestione della polizza e dei relativi sinistri. Per le finalità sopra descritte, potremo comunicare i suoi dati, sia in Italia che all'estero, alle Società del nostro Gruppo e/o alle Società terze con le quali sono stati stabiliti accordi di partnership e di collaborazione. I suoi dati personali non verranno diffusi. Il conferimento dei dati ha natura facoltativa, ma in mancanza dei dati non potremo verificare il servizio che ha fruito.

Soggetti coinvolti

Le attività sopra descritte sono realizzate dal titolare del trattamento, dai suoi intermediari, agenti e collaboratori anche avvalendosi di Società, anche di Gruppo – tra cui AXA Italia Servizi S.c.p.a.-, nonchè di società di servizi informatici, telematici, di archiviazione e postali cui vengono affidati compiti di natura tecnica od organizzativa. Questi soggetti svolgono la funzione del "responsabile" o dell' "incaricato" del trattamento dei dati, preposti all'esecuzione di tutte le operazioni strumentali al conseguimento dei fini sopra descritti. Le precisiamo inoltre che quali "responsabili" o "incaricati" del trattamento possono venire a conoscenza dei dati i nostri dipendenti e/o collaboratori di volta in volta interessati nell'ambito delle rispettive mansioni.

Contatti e diritti

Per avere informazioni sui soggetti che possono utilizzare o conoscere i suoi dati; per esercitare il diritto di conoscere quali sono i suoi dati in nostro possesso e come vengono utilizzati, nonché di farli aggiornare, rettificare, integrare, cancellare, renderli anonimi, chiederne il blocco in caso di violazione di legge; per opporsi al trattamento per un interesse legittimo o nei casi di ricezione di materiale pubblicitario, di vendita diretta, di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale per revocare il consenso espresso, può contattare la società del Gruppo AXA con cui Lei ha stipulato la polizza assicurativa o instaurato il rapporto contrattuale:

AXA Assicurazioni S.p.A. ed AXA Interlife S.p.A., Centro Competenza Privacy - Corso Como, 17 – 20154 Milano – centrocompetenzaprivacy@axa.it
AXA MPS Vita S.p.A ed AXA MPS Danni S.p.A., Funzione di Compliance - Via Aldo Fabrizi, 9 - 00128 Roma – privacy@axa-mps.it
Quadra Assicurazioni S.p.A., Funzione di Compliance - Via Aldo Fabrizi, 9 - 00128 Roma – Italia - info@quadra-assicurazioni.it

Informativa privacy per il servizio di richiesta appuntamento

Nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e per consentirle di esprimere un consenso consapevole, le forniamo le seguenti informazioni.

Chi decide perché e come trattare i dati?

I Suoi dati saranno trattati da AXA Assicurazioni S.p.A., Corso Como, 17 – 20154 Milano, nella qualità di Titolare del trattamento.

Per quali scopi e su quale base i dati sono trattati? Cosa comporta il rifiuto di fornire i dati?

Il trattamento dei dati personali ha lo scopo di:

dare esecuzione alla sua richiesta di conoscere i servizi assicurativi offerti da AXA e valutare la qualità dei servizi offerti. Precisiamo che utilizzeremo i suoi dati di contatto per inviarle, in tempi successivi rispetto alla sua richiesta, messaggi di servizio, tra cui promemoria e quotazione aggiornata. I dati raccolti potranno, inoltre, essere trattati per attività statistiche interne connesse alla fornitura del servizio erogato (finalità assicurativa).
con il suo consenso, inviarle comunicazioni promozionali e commerciali, farla partecipare ad iniziative di marketing, di vendita diretta, di ricerche di mercato ed altre iniziative commerciali e di marketing, anche per capire quali sono i suoi bisogni, opinioni ed esigenze relativi a prodotti di AXA Assicurazioni, società del Gruppo AXA e partner. (finalità di marketing).

Il trattamento dei dati:

per le finalità assicurative è necessario per dare esecuzione alle misure precontrattuali richieste ed eventualmente anche al contratto che si stipulerà, per adempiere obblighi di legge, per legittimo interesse connesso allʼattività assicurativa. Sono trattati solo dati personali identificativi e funzionali alla fornitura del servizio, senza raccolta di categorie particolari di dati, quali dati relativi allo stato di salute. Il conferimento dei dati è facoltativo, ma senza i dati necessari non potranno essere forniti i servizi richiesti.
per le finalità di marketing è facoltativo e possibile solo con il consenso dellʼinteressato liberamente revocabile. In mancanza, non vi sono effetti sui servizi assicurativi, ma l’interessato perderà lʼopportunità di conoscere le nostre offerte e partecipare alle iniziative di marketing. Sono trattati solo dati personali identificativi e funzionali alle finalità di marketing, senza raccolta di categorie particolari di dati, quali dati relativi allo stato di salute

Con quali modalità sono trattati i dati?

Il trattamento può essere effettuato anche con l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati e può consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione) necessarie per effettuare le attività suddette.

Le attività di trattamento sono effettuate utilizzando i dati di recapito a lei riferiti – tra cui posta, posta elettronica, telefono, fax, sms, mms, social media, altri servizi di messaggistica e di comunicazione telematica ed a distanza, tra cui l’area web riservata ai clienti AXA.

A chi sono comunicati i dati?

I dati personali sono trattati, a seconda della finalità, dai nostri dipendenti e collaboratori e possono essere comunicati a società terze, a soggetti appartenenti alla cd. catena assicurativa (cioè soggetti che cooperano nella gestione dei rischi assicurativi, quali società del Gruppo, altri assicuratori, coassicuratori, riassicuratori, intermediari assicurativi, periti, enti pubblici – es. IVASS, o associazioni di categoria – es. ANIA), ad altre Società del Gruppo AXA (controllanti, controllate e collegate, anche indirettamente) che trattano i dati per conto del Titolare sempre per le finalità che precedono, oppure operano in totale autonomia come distinti “titolari del trattamento”. La presente informativa, pertanto, riguarda anche la trasmissione a queste categorie ed il trattamento dei dati da parte loro ed è necessaria per il perseguimento delle finalità di fornitura del servizio assicurativo richiesto.

Per talune attività utilizziamo soggetti di nostra fiducia - operanti talvolta anche al di fuori dell’Unione Europea - che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica, organizzativa o gestionale. In caso di trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea sono assicurate le garanzie previste dalla vigente normativa, tra cui l’utilizzo di regole aziendali vincolanti (cd. BCR – Binding Corporate Rules) per i trasferimenti all’interno del Gruppo AXA, l’applicazione di clausole contrattuali standard definite dalla Commissione Europea per i trasferimenti verso società non appartenenti al Gruppo AXA o la verifica della presenza di un giudizio di adeguatezza del sistema di protezione dei dati personali del Paese importatore dei dati.

I dati personali non sono ceduti a terzi, né diffusi.

Per quanto tempo i dati vengono conservati?

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente funzionale alla gestione della finalità assicurativa, fermo restando che decorsi 18 mesi dalla richiesta del servizio si procede alla cancellazione dei dati per i quali non sia necessaria la conservazione per obblighi di legge o per legittimo interesse del Titolare.

Per le attività di marketing, i dati raccolti saranno conservati per il tempo necessario coerente con le finalità di marketing e, comunque, per non più di 24 mesi dalla cessazione del rapporto o, per i potenziali clienti, dal momento della fornitura del dato e manifestazione del consenso.

Da dove provengono i dati trattati?

I dati sono raccolti direttamente presso lʼinteressato o da terzi, quali banche date di terzi.

Quali sono i diritti dell’interessato e come esercitarli?

Per accedere, aggiornare, rettificare, cancellare o chiedere la limitazione o opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge, proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e richiedere la portabilità dei dati, può rivolgersi ad AXA Assicurazioni S.p.A. - c.a. Data Protection Officer - Corso Como 17 –– 20154 Milano (MI) - e-mail: privacy@axa.it.

Il Suo consenso

Le chiediamo di leggere attentamente la richiesta di consenso formulata in relazione alle finalità descritte in quest'informativa e di valorizzare la casella (flag) corrispondente alla sua scelta (Si-NO). Ricordiamo che il Suo consenso è del tutto facoltativo ed il Suo eventuale rifiuto non produrrà alcun effetto circa la fornitura del prodotto o del servizio da Lei richiesto. Tali consensi possono essere revocati liberamente, con conseguente cessazione della legittimità del trattamento dopo il tempo necessario all’aggiornamento dei sistemi informativi di gestione dei consensi; fino a revoca i consensi resteranno efficaci entro i limiti di conservazione dei dati indicati nell’informativa privacy.

Informativa sul trattamento dei dati personali per la gestione di richieste di terzi

Trattamento dei suoi dati personali per finalità assicurative [1]

In particolare useremo i suoi dati per fornire servizi e prodotti assicurativi della Compagnia nell’ambito delle seguenti attività, indicate a titolo esemplificativo e non esaustivo:

quotazione, preventivi, predisposizione, stipulazione di polizze assicurative ed esecuzione degli obblighi dalle stesse derivanti; raccolta dei premi; liquidazione dei sinistri, pagamento o esecuzione di altre prestazioni;
riassicurazione e coassicurazione;
prevenzione e individuazione delle frodi assicurative e relative azioni legali; esercizio o difesa di diritti dell’assicurazione;
adempimento di altri specifici obblighi di legge o contrattuali;
analisi di nuovi mercati assicurativi o prodotti o servizi;
gestione e controllo interno;
attività statistiche, anche a fini di tariffazione; valutazione inerente eventuali finanziamenti per il pagamento del premio;
attività antifrode con screening delle informazioni pubbliche, tra cui quelle raccolte tramite siti web e social media;
utilizzo dei dati in forma anonima per attività di analisi e statistiche di mercato;
utilizzo dei dati rilevati mediante l’eventuale l’utilizzo di strumenti che rilevano la dinamica di guida (cd “Black Box”) per la gestione del rapporto contrattuale e definire le politiche tariffarie della Compagnia;
servizi di monitoraggio dei parametri delle condizioni generali del cliente rispetto al suo benessere fisico, ad eventi inerenti l’abitazione o comunque inerenti alla gestione di servizi assicurativi;

Viceversa il consenso è richiesto per il trattamento dei dati inerenti essenzialmente la sua salute e comunque quelli rientranti nell’ambito dei cosiddetti dati sensibili. Il consenso che le chiediamo riguarda quindi il trattamento degli eventuali dati sensibili il cui utilizzo sarà strettamente inerente alla fornitura dei servizi, e/o prodotti assicurativi e/o delle prestazioni citate il cui trattamento è ammesso dalle autorizzazioni di carattere generale rilasciate dal Garante per la protezione dei dati personali. Inoltre, esclusivamente per le finalità sopra indicate e sempre limitatamente a quanto di stretta competenza in relazione allo specifico rapporto intercorrente tra lei e AXA, secondo i casi, i suoi dati possono o debbono essere comunicati ad altri soggetti del settore assicurativo o di natura pubblica che operano - in Italia o all'estero - come autonomi titolari, soggetti tutti così costituenti la c.d. "catena assicurativa"[6], in parte anche in funzione meramente organizzativa.

Il consenso che le chiediamo riguarda, pertanto, anche gli specifici trattamenti e le comunicazioni all'interno della "catena assicurativa" effettuati dai predetti soggetti.

Precisiamo che senza i suoi dati non saremo in grado di fornirle, le prestazioni, i servizi e/o i prodotti assicurativi citati. Quindi, in relazione a questa specifica finalità, il suo consenso è il presupposto necessario per lo svolgimento del rapporto assicurativo, qualora vi sia trattamento di dati sensibili.

Base giuridica del trattamento: per la finalità assicurativa sopra descritta la base giuridica che legittima il trattamento è la necessità di disporre di dati personali per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Ulteriore base giuridica che legittima l’utilizzo dei dati per tale finalità è la necessità di disporre di dati personali per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. Infine il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento a svolgere l’attività assicurativa.

Modalità d’ uso dei suoi dati personali

I Suoi dati personali sono trattati[7] da AXA - titolare del trattamento - solo con modalità, strettamente necessarie per fornirLe le prestazioni, i servizi e/o prodotti assicurativi richiesti o previsti in Suo favore, ovvero, qualora vi abbia acconsentito, per ricerche di mercato, indagini statistiche, attività promozionali; sono utilizzate le medesime modalità e procedure anche quando i dati vengono comunicati per gli stessi fini ai soggetti già indicati nella presente informativa, i quali a loro volta sono impegnati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie per le specifiche finalità indicate nella presente informativa.

Destinatari (a chi e dove sono comunicati i dati)

In particolare, secondo il particolare rapporto assicurativo, i dati possono essere comunicati a taluni dei seguenti soggetti indicati a titolo esemplificativo e non esaustivo:

assicuratori, coassicuratori e riassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM; legali; periti; medici; autofficine; centri di demolizione di autoveicoli;
società di servizi per il quietanzamento; società di servizi a cui siano affidati la gestione, la liquidazione ed il pagamento dei sinistri, tra cui centrale operativa di assistenza, società di consulenza, cliniche convenzionate; società di servizi informatici e telematici o di archiviazione; società di servizi postali (per trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni alla clientela); società di revisione e di consulenza; società che gestiscono sistemi di informazioni creditizie ai sensi del Codice deontologico di cui all’allegato A.5 del Codice privacy; società di informazione commerciale per rischi finanziari ai sensi del Codice deontologico di cui all’allegato A.7 del Codice privacy; società di servizi per il controllo delle frodi ed il monitoraggio delle attività di distribuzione; società di recupero crediti; società che possono verificare l’accessibilità a finanziamenti per il pagamento dei premi. Si precisa che il titolare fornirà alle società che gestiscono sistemi di informazione creditizie e sistemi di informazione commerciale per rischi commerciali esclusivamente i dati personali necessari per la consultazione dei dati di tali sistemi;
società del Gruppo a cui appartiene la nostra Società (controllanti, controllate o collegate, anche indirettamente, ai sensi delle vigenti disposizioni di legge);
ANIA (Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici); organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo: Concordato Cauzione Credito 1994, Pool Italiano per l’Assicurazione dei Rischi Atomici, Pool per l’Assicurazione R.C. Inquinamento, Consorzio per la Convenzione Indennizzo Diretto (CID), Ufficio Centrale Italiano (UCI S.c.ar.l.), Comitato delle Compagnie di Assicurazioni Marittime in Genova, Comitato delle Compagnie di Assicurazione Marittime in Roma, Comitato delle Compagnie di Assicurazioni Marittime in Trieste, ANADI (Accordo Imbarcazioni e Navi da Diporto), SIC (Sindacato Italiano Corpi), Consorzio Italiano per l’Assicurazione Vita dei Rischi Tarati (CIRT), Pool Italiano per la Previdenza Assicurativa degli Handicappati; CONSAP (Concessionaria Servizi Assicurativi Pubblici); ISVAP (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni Private e di Interesse Collettivo) oggi IVASS (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni); nonché altri soggetti, quali: UIC (Ufficio Italiano dei Cambi); Casellario Centrale Infortuni; Ministero delle infrastrutture - Motorizzazione civile e dei trasporti in concessione; CONSOB (Commissione Nazionale per le Società e la Borsa); COVIP (Commissione di vigilanza sui fondi pensione); Ministero del lavoro e della previdenza sociale; Enti gestori di assicurazioni sociali obbligatorie, quali INPS, INPDAI, INPGI, ecc.; Ministero dell'economia e delle finanze - Anagrafe tributaria; Consorzi agricole di difesa dalla grandine e da altri eventi naturali; Magistratura; Forze dell'ordine (P.S.; C.C.; G.d.F.; VV.FF; VV.UU); altri soggetti o banche dati nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è obbligatoria.

Per talune attività utilizziamo soggetti di nostra fiducia - operanti talvolta anche al di fuori dell’Unione Europea - che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica, organizzativa o gestionale; lo stesso fanno anche i soggetti già indicati nella presente informativa a cui i dati vengono comunicati. In ogni caso il trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea avverrà sulla base delle ipotesi previste dalla vigente normativa, tra cui l’utilizzo di regole aziendali vincolanti (cd. BCR – Binding Corporate Rules) per i trasferimenti all’interno del Gruppo AXA, l’applicazione di clausole contrattuali standard definite dalla Commissione Europea per i trasferimenti verso società non appartenenti al Gruppo AXA o la verifica della presenza di un giudizio di adeguatezza del sistema di protezione dei dati personali del Paese importatore dei dati.

I Suoi dati personali saranno utilizzati solo con modalità e procedure strettamente necessarie per effettuare le attività suddette e non verranno diffusi.

Per l'esercizio dei Suoi diritti, Lei può rivolgersi ad AXA Assicurazioni S.p.A. - Corso Como 17 – c.a. Data Protection Officer – 20154 Milano (MI) - e-mail: privacy@axa.it.

[1] La “finalità assicurativa” richiede, che i dati siano trattati necessariamente per: predisposizione, stipulazione di polizze assicurative ed esecuzione degli obblighi dalle stesse derivati; raccolta dei premi; liquidazione dei sinistri, pagamento o esecuzione di altre prestazioni; riassicurazione; coassicurazione; prevenzione e individuazione delle frodi assicurative e relative azioni legali; esercizio o difesa di diritti dell’assicurazione; adempimento di altri specifici obblighi di legge o contrattuali; analisi di nuovi mercati assicurativi o prodotti o servizi; gestione e controllo interno; attività statistiche.

[2] I dati sensibili (definiti dalla normativa come “categorie particolari di dati”) sono quelli che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

[3] Ad esempio, ai sensi della normativa contro il riciclaggio.

[4] Ad esempio: altri soggetti inerenti al rapporto che la riguarda (contraenti di assicurazioni in cui lei risulti assicurato, beneficiario ecc.; coobbligati); altri operatori assicurativi (quali agenti, broker di assicurazione, imprese di assicurazione ecc.); soggetti che, per soddisfare le sue richieste (quali una copertura assicurativa, la liquidazione di un sinistro ecc.), forniscono informazioni creditizie e commerciali; organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo altri soggetti pubblici [

5] I dati possono essere comunicati a taluni dei seguenti soggetti: società del Gruppo a cui appartiene AXA (controllanti, controllate e collegate, anche indirettamente, ai sensi delle vigenti disposizioni di legge); società specializzate per informazione e promozione commerciale, per ricerche di mercato e per indagini sulla qualità dei servizi e sulla soddisfazione dei clienti; assicuratori, coassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM

[6] La cd. catena assicurativa è il complesso tessuto di rapporti contrattuali tra le imprese di assicurazioni e numerosi soggetti (persone fisiche e giuridiche, operanti in Italia e all'estero) con i quali cooperano nel gestire un medesimo rischio assicurativo (es. società del Gruppo (controllanti, controllate e collegate, anche indirettamente); altri assicuratori, coassicuratori; agenti, subagenti, mediatori di assicurazione e di riassicurazione, produttori ed altri canali di acquisizione e gestione di contratti di assicurazione; banche, Società di Gestione del Risparmio, SIM, legali; periti; medici; autofficine, enti pubblici o associazioni di categoria – Per maggiori dettagli vedi la sezione Modalità di uso dei dati). Tale pluralità di rapporti è peculiare dell’attività assicurativa e necessario per la gestione dei servizi assicurativi che si articola fisiologicamente in una pluralità di "fasi" (dalla c.d. fase assuntiva a quella liquidativa) che possono interessare i soggetti appartenenti alla catena assicurativa, i quali devono necessariamente trattare i dati personali di diversi interessati (contraente, assicurato, beneficiario e, a certe condizioni, terzo danneggiato), taluni dei quali possono non entrare direttamente in contatto con l'assicurazione in sede di conclusione del contratto.

[7] Il trattamento può comportare le operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione di dati; è invece esclusa l'operazione di diffusione di dati.

Informativa privacy per il sistema di segnalazione di presunte irregolarità (cd. "Whistleblowing")

Gentile Signora, Egregio Signore,

nel caso in cui abbia effettuato una segnalazione, la informiamo che, nell’ipotesi di segnalazione non anonima, le società del Gruppo AXA Italia garantiscono che, in ogni caso, la sua identità sarà protetta. Inoltre, a maggior tutela della sua riservatezza, le chiediamo di non inserire nella segnalazione - se non strettamente necessario alla trattazione della stessa - le categorie particolari di dati personali (informazioni che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona), nonché i cd. dati giudiziari (i.e. dati personali relativi a condanne penali e reati o relative misure di sicurezza).

Informativa sul trattamento dei dati personali in relazione alle segnalazioni di presunte irregolarità
Nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, le forniamo le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali raccolti in relazione alla gestione delle segnalazioni di presunte irregolarità (cd. "Whistleblowing") - nella sua eventuale qualità di segnalante, segnalato, testimone - dalle società del Gruppo AXA Italia.

Chi decide perché e come trattare i dati?
I suoi dati saranno trattati dalle società del Gruppo AXA Italia (AXA Assicurazioni S.p.A., AXA ITALIA Servizi S.c.p.A., AXA MPS Vita S.p.A., AXA MPS Danni S.p.A., QUIXA S.p.A., AXA MPS Financial DAC, AXA Caring S.r.l.). Tali società agiscono quali autonomi Titolari del trattamento dei dati (di seguito, semplicemente “AXA”).

Per quali scopi e su quali basi i dati sono trattati?
AXA tratta i suoi dati personali al fine di adempiere ad obblighi di legge (Direttiva EU 2019/1937 e D.Lgs. n.24/2023) per identificare e contrastare eventuali condotte illecite, ad esempio riferibili a violazioni del Modello di organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n. 231/2001, della Carta Etica, delle linee guida e/o policy aziendali in materia di trattamento dei dati personali (cd. “Privacy”) e del Codice di Condotta Anticorruzione del Gruppo AXA Italia, degli Standard del Gruppo AXA S.A. e relative prescrizioni in materia.

AXA tratta i dati personali raccolti direttamente presso di lei, ovvero presso terzi, che includono, a titolo esemplificativo, dati anagrafici e di contatto. Precisiamo che, in base al principio di minimizzazione e di stretta necessità, AXA tratterà solo i dati personali necessari a gestire la segnalazione.

Le categorie particolari di dati personali (cioè dati sull’origine razziale o etnica, sulle opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale e dati riguardanti la salute o la vita sessuale), se non rilevanti per la fattispecie di segnalazione, dovrebbero essere omesse dalla segnalazione. In ogni caso, AXA tratterà questi dati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica dell'autenticità delle segnalazioni di irregolarità ovvero al fine di adempiere a specifici obblighi di legge (connessi agli scopi della segnalazione).

I dati giudiziari (ovvero dati personali relativi a condanne penali e reati o relative misure di sicurezza), se non rilevanti per la fattispecie di segnalazione, dovrebbero essere omesse dalla segnalazione. In ogni caso, AXA tratterà questi dati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica dell'autenticità delle segnalazioni di irregolarità o al fine di adempiere a specifici obblighi di legge (connessi agli scopi della segnalazione).

Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente collegate alle finalità che abbiamo illustrato e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

A chi sono comunicati i dati?
L'accesso interno ai dati personali trattati nell'ambito dell'indagine sulle segnalazioni è consentito esclusivamente al personale appositamente autorizzato a trattare tali informazioni. In particolare, i dati personali potrebbero essere comunicati a persone fisiche - nominate soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali - relativamente ai dati necessari per l'espletamento dei compiti ad esso affidati e strettamente connessi con la gestione della segnalazione.

Inoltre, in caso di segnalazione attraverso il canale di criptatura del Gruppo AXA Italia, i suoi dati potrebbero essere trattati dalla società EQS Group Srl, designata Responsabile del trattamento (i dati delle segnalazioni sono salvati su server gestiti dal fornitore e trattati in forma criptata, senza possibilità di accesso).

I suoi dati potranno essere comunicati ai soggetti ai quali la presente comunicazione dovrà essere effettuata nel rispetto di un obbligo di legge, di un regolamento o della normativa comunitaria, ove ciò sia richiesto, ad esempio, per eventuali successivi procedimenti penali oppure se il segnalante ha fatto una dichiarazione falsa con dolo o colpa grave.

Quali sono i diritti dell’interessato e come possono essere esercitati?
Per accedere, aggiornare, integrare, rettificare, cancellare o chiedere la limitazione o opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge, far valere il diritto all’oblio e, per ottenere l’intervento umano da parte del titolare del trattamento, esprimere la propria opinione, contestare la decisione e richiedere la portabilità dei dati, può rivolgersi alla società del Gruppo AXA con cui Lei ha stipulato la polizza assicurativa o instaurato il rapporto contrattuale/relazione:

AXA Assicurazioni S.p.A. e AXA ITALIA Servizi S.c.p.A., c.a. Data Protection Officer - Corso Como, 17 - 20154 Milano - privacy@axa.it;
AXA MPS Vita S.p.A. ed AXA MPS Danni S.p.A., c.a. Data Protection Officer - Via Aldo Fabrizi, 9 - 00128 Roma - privacy@axa.it;
QUIXA Assicurazioni S.p.A., c.a. Data Protection Officer - Casella Postale 13320 - 20141 Milano (MI) - centrocompetenzaprivacy@quixa.it;
AXA Caring S.r.l., c.a. Data Protection Officer - Via Costanza Arconati n. 2 - 20135 Milano (MI) - riccardo.camerini@axacaring.it;
AXA MPS Financial DAC, c.a. Data Protection Officer - Wolfe Tone House, 43-45 Wolfe Tone St., Dublin 1 - Ireland - privacy@axampsfinancial.ie.

AXA Assicurazioni S.p.A., AXA ITALIA Servizi S.c.p.A., AXA MPS Vita S.p.A., AXA MPS Danni S.p.A., QUIXA Assicurazioni S.p.A., AXA Caring S.r.l.: per proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma (+39) 06.696771; protocollo@pec.gpdp.it.
AXA MPS Financial DAC: per proporre reclamo al Data Protection Commission per la protezione dei dati personali: Data Protection Commission - 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28 - Ireland (www.dataprotection.ie).

Tenendo conto della particolare natura del trattamento dei dati connesso al rispetto deli obblighi derivanti dalla normativa in materia di segnalazioni di presunte irregolarità, ai sensi dell'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i., diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto "f) alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179, l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio".

Per quanto tempo i dati vengono conservati?
I dati vengono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

(informativa conforme al Provvedimento del Garante Privacy del 8 Maggio 2014)